Souvent considérée comme chronophage voire comme une pure perte de temps, la réunion de travail est cependant un très précieux outil pour le management et la communication au sein d’une entreprise, d’une équipe. Il n’y a qu’un pas entre une bonne et une mauvaise réunion. Un pas que doit savoir franchir avec brio chaque manager. Happiness Work vous ouvre 5 clés pour tenter de transformer vos réunions en gain de temps ! 

Il n’y a pas mille façons de passer de la “réunionite aiguë" à des réunions constructives et efficaces. Il faut travailler trois points essentiels :

  • La préparation (avec, comme l’explique cet article, la méthode TOP que nous vous présentons plus loin)
  • L’animation
  • la conclusion

Nous avons décidé de répartir ces 3 points en 5 clés :

  • La définition et la communication d’un objectif précis
  • Le choix du bon type de réunion (à mener en fonction de cet objectif)
  • Le cadre de la réunion
  • L’écoute et l’animation, au cœur de la productivité de la réunion
  • La synthèse via un compte-rendu listant décisions prises et actions à mener

--

1. La définition et la communication d’objectifs précis

Afin de conduire des réunion au TOP, pourquoi ne pas faire appel à la méthode du même nom :

T : pour le THEME de la réunion, à définir le plus clairement possible et à communiquer bien en amont à tous les participants.

O : pour l’OBJECTIF à atteindre à l’issue de la réunion.

P : pour le PLAN, l’ordre du jour, les points à aborder pour atteindre l’objectif.


L’objectif, au cœur d’une réunion efficace et réussie


La majorité des réunions inefficaces le sont pour des problèmes d’objectif. Mal défini ou carrément absent, il peut mener à des discussions stériles qui vont frustrer tous les participants.

Un ordre du jour est une suite de sujets à aborder. Mais pour chaque sujet, nous devons pouvoir trouver au moins une bonne demi-douzaine d’objectifs différents. L’objectif conditionne les méthodes de travail, ce que ne fait pas l’ordre du jour.

Un bon objectif :

commence toujours par un verbe d’action

est atteignable par les équipes

est partagé par les équipes

doit amener à un livrable très précis

doit être mené à terme dans un temps précis

doit être dirigé par des personnes précises

2. Le choix du bon type de réunion (en fonction des objectifs)

Une fois les objectifs précis de la réunion fixés, il faut la préparer. Et pour la préparer, il faut en choisir la forme.

Il est important de définir le format (et de le communiquer aux participants en amont) que vous souhaitez adopter pour votre réunion.

Selon la thématique abordée, les objectifs attendus et le contexte, différentes formes de réunion sont possibles, comme expliqué ICI :

  • Réunion d'information : vous transmettez un/des messages à votre auditoire qui le reçoit de manière "passive".
  • Réunion de revue : rencontre formelle que l'on retrouve fréquemment dans le cadre de gestion de projet lors de laquelle toutes les personnes concernées par le sujet/projet participent activement afin de faire le point sur l'avancée des choses.
  • Réunion d'échange : tous les participants échangent activement sur un sujet donné.
  • Réunion de résolution de problème : l'objectif est clairement de débloquer une situation qui s'enlise, trouver une solution à un dysfonctionnement, gérer un conflit...
  • Réunion de prise de décision : vous réunissez différents acteurs afin d’entériner une décision quant à une problématique précise.


3. La définition du cadre de la réunion


La communication pré-réunion est presque aussi importante que la réunion en elle-même. Il va donc vous falloir travailler sur le cadre de la réunion en amont. Cadre qu’il sera indispensable de communiquer aux participants au moins 7 jours avant la date.

Dans ce cadre, se trouve :

  • La définition claire et précise (ne pas utiliser des mots trop complexes ou des anglicismes) du sujet général de la réunion, de ses sous-thèmes et des objectifs qui y sont liés.
  • La liste de toutes les personnes qui vont participer à cette réunion.
  • La date, l’heure précise et la durée approximative de la réunion, ainsi que le lieu.
  • La rédaction d’un ordre du jour clair et précis, qui sera repris et rappelé tout au long de la réunion.
  • Invitez chaque participant en précisant le format de la rencontre ainsi que le rôle de chacun et les objectifs attendus.


Quelques petits trucs à savoir sur le timing d’une réunion :


  • Évitez les réunions le vendredi après-midi (départs en weekend) et le mercredi (jour des enfants), ainsi que les réunions vers 17h.
  • Préférez des réunions à 11H afin d’être sûr qu’à 12h30, l’approche du déjeuner fera avancer les débats.
  • Évitez les réunions trop tôt le matin, avant l’arrivée “habituelle” des salariés, sauf si vous pouvez l’éviter. Vous risqueriez d’avoir trop de retardataires.
  • Prévoyez un “temps de démarrage” si c’est le matin (le temps de prendre son café, de discuter un peu officieusement…).


4. L’écoute et l’animation au cœur de la productivité de la réunion

Pour qu’une réunion soit réellement productive et efficace, il faut forcément un seul et unique meneur de jeu, un animateur qui sera le seul à donner la parole aux autres : le manager.

En tant qu'animateur, votre rôle est donc de vous assurer que la réunion se déroule convenablement et efficacement. Vous allez ainsi devoir :

  • Amorcer et lancer les débats,
  • Cadrer les échanges et veiller à ce que les sujets de dérapent pas,
  • Vous assurer que chacun puisse s'exprimer et que les temps de parole sont justement répartis,
  • Anticiper les éventuels conflits,
  • Vous assurer que la réflexion avance dans le bon sens et au bon rythme,
  • Rappeler tout au long de la réunion l’ordre du jour, pour éviter les digressions,
  • Rappeler à chaque sous-thématiques les objectifs qui y sont liés, désigner une personne pour suivre leur évolution et fixer une deadline.


5. La synthèse via un compte-rendu listant décisions prises et actions à mener


En fin de réunion, l'animateur doit toujours résumer, à l'oral, les décisions arrêtées, les missions de chacun d'ici à la prochaine rencontre et les points encore en discussion, à inscrire sur un prochain ordre du jour.

Il évalue ainsi avec ses collaborateurs si les objectifs de la réunion ont été atteints? Cela lui permet également de vérifier que tout est clair dans l'esprit des participants et qu'ils ont tous compris la même chose.

Le secrétaire de séance diffuse ensuite, dans les 24 heures, un compte rendu destiné aux participants et à ceux que le sujet intéresse. Précis et concis, celui-ci ne doit pas dépasser deux pages.

--

Pour aller encore plus loin que de simples réunions dans votre rôle de manager, Happiness Work vous propose 

Vivez une expérience humaine et enrichissante.

Les ateliers collaboratifs permettent de renforcer l'Intelligence Collective, la cohésion et l'esprit de collaboration autour des sujets du bien-être au travail. Vous pouvez notamment expérimenter le Lego® Serious Play®.

Plus d’info sur notre site : https://www.happiness-work.fr/


[Article écrit par Adeline Lajoinie pour Happiness Work]


Par Stéphane Gueguen